Jednací řád komisí RMČ

čl. 1
Vymezení jednacího řádu

Tímto jednacím řádem se řídí postavení a jednání všech komisí rady městské části (dále jen "komise").

čl. 2
Vymezení komisí

1. Komise zřizuje rada městské části (dále jen "rada") jako své poradní orgány pro jednotlivé úseky své činnosti.
2. Komise jsou iniciativním a poradním orgánem rady.
3. Komise se skládá z předsedy, místopředsedy a členů, které jmenuje a odvolává rada. Administrativní činnost komise zabezpečuje tajemník komise, kterého jmenuje a odvolává rada z řad zaměstnanců úřadu městské části.
4. Komise je ze své činnosti odpovědná radě.
5. Rada stanoví náplň činnosti komise, ukládá jí úkoly a projednává stanoviska a náměty komise.

čl. 3
Svolání zasedání

1. Komise se scházejí podle potřeby.
2. Jednání komise svolává a řídí její předseda nebo jím pověřený člen komise (dále jen „předsedající“). V případě nepřítomnosti předsedy řídí jednání místopředseda.
3. Předsedající navrhuje program jednání a způsob projednání jednotlivých bodů programu. Každý člen komise může v rámci rozpravy o programu navrhnout doplnění nebo změnu programu jednání.
4. Pozvánka na jednání komise a navržený program jednání jsou rozesílány všem zastupitelům a všem členům komise, a to zpravidla nejpozději 7 kalendářních dní před jednáním.

čl. 4
Jednání komise

1. Komise je schopna se usnášet, je-li přítomna nadpoloviční většina všech jejích členů. K přijetí usnesení komise je třeba souhlasu nadpoloviční většiny hlasů všech členů komise.
2. Jednání komise se zúčastňují její členové. Jejich členství je nezastupitelné. Nemůže-li se člen zúčastnit jednání komise, oznámí to předem předsedovi komise nebo tajemníkovi.
3. Jednání komise je zpravidla veřejné. Předseda komise může rozhodnout v odůvodněných případech o tom, že jednání nebo jeho část bude neveřejné. Pokud bude jednání nebo jeho část neveřejné, uvede se to již v pozvánce a programu jednání s označením neveřejných bodů jednání. Důvod musí být uveden v zápisu z jednání. Jednání bude neveřejné vždy, kdy komise projednává dokumentaci a informace, jejíchž součástí jsou osobní údaje nebo důvěrné informace.
4. Jednání komise se mohou zúčastnit členové zastupitelstva, kteří nejsou jejími členy, a to i neveřejných částí jednání.
5. Předseda komise může přizvat na jednání komise statutární zástupce organizací zřízených a založených městskou částí či jimi pověřené zaměstnance, vedoucí odborů Úřadu městské části a další pracovníky Úřadu městské části.
6. Jednání komise řídí předsedající. Předsedající uděluje slovo členům komise a rozhoduje o udělení slova dalším osobám. Pokud přítomné osoby narušují jednání komise, má předsedající právo je z jednání vykázat.
7. Členové komise a další účastníci jednání jsou povinni zachovávat mlčenlivost vůči třetím osobám o osobních údajích a důvěrných informacích, se kterými se seznámili během jednání komise.
8. O účasti na jednání komise se pořídí prezenční listina s vlastnoručním podpisem každého přítomného člena komise. Prezenční listina je neveřejnou přílohou zápisu z jednání komise.
9. K otázkám projednávaným komisí přijímá komise stanoviska, a to formou usnesení.
10. 
    čl. 5

Zápis

1. O každém zasedání pořizuje tajemník komise zápis. Zápis ověří určený ověřovatel a následně je předložen k potvrzení předsedovi, který jej do pěti kalendářních dnů potvrdí. Ověření a potvrzení zápisu může být provedeno formou e-mailu, zaslaného určeným ověřovatelem, resp. předsedou. Ověření ověřovatele a potvrzení předsedy je neveřejnou přílohou zápisu z jednání.
2. Zápis ze zasedání komise obsahuje zejména:
      •    den a místo jednání,
      •    hodinu zahájení a ukončení,
      •    jméno předsedajícího,
      •    jméno tajemníka komise (zapisovatele) a ověřovatele,
      •    seznam přítomných členů komise a hostů,
      •    schválený program zasedání,
      •    stanoviska členů komise, podané dotazy a návrhy, pokud o to výslovně požádají,
      •    schválená znění usnesení a výsledky hlasování,
      •    prezenční listinu (neveřejná součást).
3. Zápis musí obsahovat výsledek hlasování o jednotlivých bodech a na základě žádosti kteréhokoliv člena komise bude jeho hlasování v zápise uvedeno jmenovitě.
4. Na podnět člena komise lze nejpozději do následujícího zasedání komise činit opravy písařských chyb zápisu, které komise musí schválit.

čl. 6
Tajemník komise

1. Tajemník komise zajistí:
     a)    rozeslání pozvánky a programu jednání komise všem členům komise a zastupitelům, a to zpravidla nejpozději 7 kalendářních dní před zasedáním,
      b)    zveřejnění pozvánky a programu jednání komise na webu městské části, a to zpravidla nejpozději 7 kalendářních dní před zasedáním,
      c)    bezodkladné vyhotovení zápisu včetně případné anonymizace osobních údajů,
      d)    rozeslání zápisu z jednání komise všem členům komise, všem zastupitelům, a to do 2 dnů od schválení zápisu předsedou,
      e)    zveřejnění zápisu na webu městské části, a to do 2 dnů od schválení zápisu předsedou,
      f)    vedení evidence originálů zápisů a případných podkladů k jednání,
      g)    předání informace o účasti členů komise na jednáních komise za kalendářní měsíc, nejpozději do 12:00 prvního pracovního dne měsíce následujícího, organizačnímu odboru jako podklad pro výplatu odměn.
2. Tajemník komise využívá šablony dokumentů dle příloh tohoto jednacího řádu.

čl. 7
Zveřejňování informací

Aktuální informace o činnosti komise jsou dostupné na webu městské části.

1. Organizační odbor zajistí zveřejnění:
      a)    přehledu členů komise,
      b)    kontaktních informací na předsedu a tajemníka komise,
      c)    jednacího řádu komisí.
2. Tajemník komise zajistí zveřejnění:
      a)    schválených termínů jednání a pozvánky na nejbližší jednání komise s navrženým programem, případně podklady k jednání,
      b)    zápisů z jednání komise ve strojově čitelné podobě.

čl. 8
Jednání komisí za výjimečných okolností

Po dobu trvání výjimečných okolností (například nouzového stavu nebo jiné krizové situace) je možné:

1. Za účast na jednání komise považovat i účast prostřednictvím dálkového audiovizuálního přenosu (videokonference). Při videokonferenci musí být jednoznačně prokazatelná identita zúčastněného pomocí přenosu obrazu i zvuku a musí být zajištěna možnost interakce mezi všemi členy komise účastnícími se zasedání. Videokonference bude umožněna pouze v případě, kdy je technicky realizovatelná.

čl. 9
Závěrečná ustanovení

1. Tímto jednacím řádem se ruší jednací řád komisí RMČ Praha 3 schválený usnesením č. 529 ze dne 13. 12. 2000.
2. Tento jednací řád nabývá účinnost dnem schválení.

Přílohy jednacího řádu:

1. Šablona pozvánky na jednání komise
2. Šablona zápisu z jednání komise